Carta de Cobrança Extrajudicial
Três modelos de carta de cobrança extrajudicial completamente gratuitos para reduzir a inadimplência no seu negócio
Sua empresa está sofrendo com a inadimplência? Saiba como cobrar clientes sem saia justa
A prevenção é o melhor remédio para evitar o processo de cobrança, mas nem sempre é possível evitá-lo. Por isso, a carta de cobrança extrajudicial é uma excelente alternativa para negociar um pagamento em aberto antes de recorrer à Justiça.
Se você ainda tem dificuldade para enviar esse tipo de mensagem para seus clientes, nossos modelos vão tornar essa tarefa mais fácil. Baixe o arquivo para:
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O que é uma carta de cobrança extrajudicial?
A carta de cobrança extrajudicial é um método de comunicação que busca a negociação de um ou mais pagamentos em aberto. Essa notificação é enviada antes da abertura de um processo judicial, ou seja, é um último recurso usado antes do protesto da dívida.
Dessa forma, trata-se de uma forma amigável de diálogo para resolução do problema sem afetar o relacionamento com o cliente. Para as pequenas e médias empresas, que não contam com um departamento especializado em recuperação de crédito como as grandes empresas, esse processo é muito importante.
Em geral, o envio da carta de cobrança é uma das etapas da régua de cobrança da empresa. Portanto, para adotar esse modelo de comunicação é preciso que você tenha um processo de cobrança organizado.
Organizando um processo de cobrança
Você sabia que o processo de cobrança não começa quando o pagamento está em atraso? Ao contrário do que muitos pensam, ele começa no momento em que a venda é efetuada. Isso porque é aqui que você vai coletar todas as informações relevantes sobre o cliente para organizar a sua carteira. Sem esses dados, não é possível realizar a cobrança se o atraso acontecer.
Desse modo, é importante que você tenha uma planilha ou algum outro sistema para armazenar essas informações. Cobrar clientes não é uma tarefa fácil e ela pode ficar ainda mais complicada se você não souber identificar os tipos de inadimplência.
Atrasos podem ocorrer por diversos motivos, como esquecimentos, falta de organização e imprevistos. Portanto, estar inadimplente não é sinônimo de ser um mau pagador. Para saber distinguir os perfis de pagadores, é importante que você mantenha os dados da sua carteira de clientes atualizados.
Ou seja, tenha um histórico detalhado de todas as suas vendas para os seus clientes. Assim, é possível utilizar diferentes abordagens para as diferentes situações.
Régua de cobrança
Uma régua de cobrança nada mais é do que um fluxo de mensagens a serem enviadas ao cliente até que o pagamento seja realizado. As etapas da régua de cobrança se dividem em lembretes de pagamento e notificações de cobrança.
O formato escolhido para envio das mensagens deve seguir o modelo de relacionamento com o cliente que o seu negócio utiliza. Porém, uma sugestão de estrutura para essa primeira etapa seria a seguinte:
- lembrete de pagamento 5 dias antes do vencimento da fatura;
- lembrete de pagamento no dia do vencimento da fatura;
- envio da confirmação do pagamento.
Nessa etapa o cliente é apenas notificado sobre os prazos, mas se o pagamento não for efetuado, será iniciada a etapa de envio das mensagens de cobrança. Assim, o modelo da régua poderia seguir essa organização:
- lembrete de aviso com 1 dia útil após o vencimento;
- aviso de atraso após 7 dias do vencimento;
- aviso de atraso após 15 dias do vencimento;
- notificação por chamada após 30 dias do vencimento;
- oferta de renegociação da dívida com 45 dias do vencimento.
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Adotando modelos de carta de cobrança extrajudicial
Como dissemos, é importante observar o contexto de cada cliente para adotar uma abordagem coerente antes do envio de qualquer comunicação de cobrança. Nesse sentido, o primeiro passo é observar com atenção o tempo de atraso e o relacionamento já existente com o cliente.
A dosagem é o segredo para conseguir fazer uma cobrança eficiente e sem constrangimento. Utilize um tratamento mais suave em atrasos recentes e primeiras ocorrências, já que o pagamento pode não ter sido feito por um esquecimento ou imprevisto.
Assuma um teor mais formal e intenso à medida em que a dívida ‘envelhecer’ ou os atrasos se tornarem recorrentes. Nestes casos, a carta de cobrança extrajudicial será essencial.
Mas lembre-se de que a carta de cobrança não deve causar constrangimento ou ameaça ao inadimplente em hipótese alguma. De acordo com o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, é considerado crime submeter o cliente a qualquer tipo de constrangimento.
Portanto, preste muita atenção. Priorize uma comunicação amigável e franca, deixando claro que existe uma disposição de negociação mesmo com o atraso no pagamento.
O objetivo do processo de cobrança extrajudicial é buscar um acordo para que ambas as partes tenham seus problemas resolvidos. Por isso, você deve estabelecer um ambiente favorável para alinhar a quitação do débito.
Como fazer um modelo de carta de cobrança extrajudicial
Para garantir que o cliente tenha todas as informações necessárias para realizar a quitação da dívida, você pode organizar a sua carta de cobrança da seguinte forma:
1. Identificação as partes envolvidas
Nome do cliente, número do documento de identidade, CPF ou CNPJ (se for empresa, incluir demais informações jurídicas, como razão social) e endereço completo;
Dados completos da sua empresa (razão social, CNPJ, endereço completo).
2. Informações sobre a notificação
Detalhe o motivo da comunicação e inclua o máximo de informações possíveis sobre o pagamento em aberto, como detalhes da mercadoria ou serviço, saldo e tentativas de contato, por exemplo.
3. Direcionamentos para negociação
Inclua novos prazos, métodos e opções de pagamento;
Detalhe informações de contato para negociação (telefone do departamento de cobrança e/ou pessoa responsável por atender o cliente);
Deixe claro que existe uma intenção de negociação;
Se desejar, inclua possíveis consequências judiciais caso a situação não seja resolvida depois da notificação.
4. Finalize com assinatura, data, local e horário
Como enviar a carta de cobrança
Atualmente, existem diversas opções de canais para se comunicar com o cliente: WhatsApp, SMS, e-mail ou por ligações telefônicas. Mas tenha em mente que as redes sociais não são uma opção de canal para o envio dessas mensagens.
Se você quiser dar um tom mais formal à sua cobrança, é possível utilizar os correios para enviar a carta impressa. Este segue sendo um dos meios de comunicação mais tradicionais, seguros e formais de comunicação até hoje.
Além disso, outra vantagem é a possibilidade de realizar a postagem com o serviço de AR (aviso de recebimento). Assim, você receberá uma confirmação de entrega quando o material chegar até o destinatário, garantindo que o cliente recebeu a sua notificação extrajudicial.
Mas se você escolher esse método, preste atenção. O envelope utilizado para envio da carta não pode conter nenhuma informação, carimbo ou mensagem que remeta à dívida.
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