Modelo de Ordem de Serviço
Aprenda a usar um modelo de OS para melhorar a organização da sua prestação de serviço
Mais controle e agilidade para os processo da sua empresa
Prestadores de serviço costumam lidar com diversos clientes ao mesmo tempo, por isso precisam contar com ferramentas simples para agilizar seus processos.
Nesse sentido, utilizar um modelo de ordem de serviço só traz benefícios para as empresas. Além de ajudar na padronização das comunicações enviadas pela empresa, o modelo também dispensa a criação de um documento do zero toda vez que um novo trabalho for realizado.
Para te ajudar a criar um processo de emissão de OSs, elaboramos um modelo gratuito e customizável para a sua empresa. Clique no botão para baixar o modelo no formato Google Sheets.
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O que é um modelo de ordem de serviço?
A ordem de serviço é um documento que concentra todas as informações sobre um serviço prestado. Seu grau de complexidade varia de acordo com as tarefas e pessoas envolvidas no processo, assim como o nível de detalhe que a empresa deseja registrar.
Esse documento pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos e setores e envolve os mais diversos tipos de serviço, como alimentação, hospedagem, limpeza, transporte, assistência técnica, serviço de manutenção, dentre outros.
Nesse sentido, emitir ordens de serviços para os clientes ajuda a sua empresa a se organizar internamente e também cria uma relação de confiança com os consumidores, alinhando expectativas. Afinal, a OS oferece uma perspectiva sobre a realização do serviço, permitindo que a pessoa contratante consiga se organizar melhor, sabendo exatamente o que será feito e o quanto terá que pagar por cada etapa.
Um modelo de ordem de serviço nada mais é do uma estrutura pronta que permite customização conforme a necessidade de quem está contratando e do trabalho a ser realizado.
Este documento costuma ser emitido sempre que um novo contrato é fechado com um cliente, assim, ambas as partes têm um controle maior sobre o serviço prestado.
Qual a importância da ordem de serviço para pequenas empresas?
Para as pequenas empresas, criar uma rotina de emissão de OS para cada novo serviço ajuda na formalização dos processos, um passo importante para o crescimento do negócio.
Esse documento é fundamental para manter um registro interno das atividades da empresa e dos serviços oferecidos a cada cliente. A OS é uma ferramenta importante de organização financeira para as empresas, já que ela traz todos os valores cobrados dos clientes.
Assim, ela pode ajudar o negócio no processo de conciliação bancária, funcionando como uma fonte de consulta, e no controle da equipe financeira.
A OS também pode ser compartilhada com os envolvidos na prestação de serviço, assim todos têm ciência de quais são suas funções para o bom resultado do atendimento ao cliente.
Além disso, como cada OS tem um código específico, fica mais fácil organizar o andamento dos serviços e a localizar o documento quando for necessário.
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Benefícios do modelo de ordem de serviço
Controle e organização
Uma das grandes vantagens de utilizar ordens de serviço no seu dia a dia é o controle e a organização sobre os serviços prestados pela sua empresa.
Como as OSs podem ser bastante detalhadas, você consegue saber exatamente o que foi feito em cada serviço, quanto foi cobrado e quais equipamentos foram utilizados. Essas informações são importantes para consultas futuras e para esclarecer eventuais dúvidas dos clientes ou das pessoas que trabalham na empresa.
A ordem de serviço contribui para priorizar as tarefas e centralizar todas as informações indispensáveis para a realização do serviço de maneira eficiente. A gestão de OSs é bastante importante para agilizar os fluxos de trabalho e aumentar a eficiência dos resultados.
Otimização da produtividade
Com processos mais ágeis e o alinhamento da equipe, a tendência é que a sua empresa veja uma otimização da produtividade.
Para isso, é importante contar com uma gestão de ordem de serviço, centralizando os documentos em uma única base e categorizando as OSs para facilitar a busca por informações.
No mais, os profissionais envolvidos no serviço podem utilizar a OS como um guia para a realização do trabalho, agilizando ainda mais as entregas.
Transparência e Fortalecimento da relação com o cliente
A OS é um documento que traz garantia para o cliente de que o serviço será prestado em um prazo determinado, utilizando materiais específicos, que custam o valor registrado.
As informações detalhadas aumentam a transparência na prestação do serviço, uma vez que os clientes conseguem saber exatamente como foi feito o cálculo do valor cobrado (incluindo materiais, equipamentos e mão de obra) e do tempo de execução do serviço.
Com isso, sua empresa consegue fortalecer o relacionamento com os seus clientes, uma vez que o uso da ferrata impacta na percepção que as pessoas têm da sua marca. Com mais transparência e segurança, a sua empresa ganha credibilidade no mercado e confiança dos clientes.
Se os clientes tiverem dúvida sobre algum aspecto do serviço, a OS ajuda a esclarecê-la. Sempre que sua empresa se mostra solícita nesse tipo de situação, os consumidores se sentem mais acolhidos e têm uma visão melhor do seu negócio.
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