Modelos de Carta de Cobrança
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Reduza a inadimplência mantendo o bom relacionamento com o cliente
O crescimento sustentável de uma empresa depende de diversos fatores, dentre eles uma boa gestão financeira. Para isso, é imprescindível ter o controle sobre a inadimplência.
Quando algum cliente se torna inadimplente é muito importante dar início ao processo de cobrança extrajudicial. Se você ainda tem dificuldade para enviar esse tipo de mensagem para seus clientes, nossos modelos de carta de cobrança vão tornar essa tarefa mais fácil.
- Aprenda a enviar diferentes mensagens de cobrança para diferentes situações;
- Saiba quais informações a carta obrigatoriamente deve conter;
- Fuja do vermelho sem impactar o relacionamento com o cliente.
O que é uma carta de cobrança?
A carta de cobrança é um meio extrajudicial de comunicar os clientes sobre um ou mais pagamentos em aberto. Geralmente ela faz parte de uma das etapas da régua de cobrança da empresa e é uma maneira amigável para lidar com a inadimplência sem afetar o relacionamento com o cliente.
Essa etapa de comunicação tem o objetivo de negociar valores devidos sem recorrer a uma ação judicial, sendo uma ótima opção para pequenas e médias empresas que não contam com um departamento especializado em recuperação de crédito como as grandes empresas.
Portanto, para adotar o envio de carta de cobranças na sua empresa, é preciso que você tenha um processo de comunicação com o cliente organizado. Cobrar clientes não é uma tarefa fácil e ela pode ficar ainda mais complicada se você não souber identificar os tipos de inadimplência.
Nem todo atraso acontece porque uma pessoa é um mau pagador. Esquecimentos, falta de organização e imprevistos também podem ser causa da inadimplência. Por isso, você precisa ter um bom conhecimento do perfil dos seus clientes, manter um histórico de pagamento organizado e também contar com diferentes abordagens para cada tipo de inadimplência.
Organizando o processo de cobrança
A cobrança de um pagamento em aberto só funciona se existir um processo bem estruturado dentro da empresa. Por isso, antes de adotar a carta de cobrança na sua empresa, é preciso organizar uma régua de cobrança.
A régua de cobrança nada mais é do que um fluxo de mensagens que serão enviadas aos clientes até que o pagamento seja realizado. Você não precisa esperar a fatura vencer para entrar em contato com o pagador. Dessa forma, as mensagens enviadas antes do vencimento servirão como lembrete para que o valor em aberto seja pago em dia.
O formato escolhido para enviar essas mensagens deve seguir as particularidades do seu negócio, mas uma sugestão de estrutura para essa primeira etapa seria a seguinte:
- lembrete de pagamento 5 dias antes do vencimento da fatura;
- lembrete de pagamento no dia do vencimento da fatura;
- envio da confirmação do pagamento.
Note que a régua é montada a partir da previsão de pagamento, de modo que que o cliente é apenas notificado sobre os prazos. Porém, se o pagamento não for efetuado, será necessário dar início ao envio das mensagens de cobrança. Assim, o modelo da régua poderia seguir essa organização:
- lembrete de aviso com 1 dia útil após o vencimento;
- aviso de atraso após 7 dias do vencimento;
- aviso de atraso após 15 dias do vencimento;
- notificação por chamada após 30 dias do vencimento;
- oferta de renegociação da dívida com 45 dias do vencimento.
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Adotando modelos de carta de cobrança
Vale ressaltar que antes de enviar qualquer comunicação de cobrança é importante adotar uma abordagem coerente com o contexto de cada cliente. Nesse sentido, o primeiro passo é observar com atenção o tempo de atraso e o relacionamento já existente com o cliente.
Tenha em mente que a dosagem é fundamental no processo. Atrasos recentes e primeiras ocorrências devem receber um tratamento mais suave, já que o pagamento pode não ter sido feito por um esquecimento ou imprevisto.
A cobrança deve assumir um teor mais formal e intenso à medida em que a dívida ‘envelhece’ ou os atrasos se tornam recorrentes. Nestes casos, a carta de cobrança é o mecanismo ideal.
Mas lembre-se de que a carta de cobrança não deve causar constrangimento ou ameaça ao inadimplente em hipótese alguma. De acordo com o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, é considerado crime submeter o cliente a qualquer tipo de constrangimento.
Portanto, preste muita atenção. Priorize uma comunicação amigável e franca, deixando claro que existe uma disposição de negociação mesmo com o atraso no pagamento.
Dessa forma, você estabelece um ambiente mais favorável para alinhar a quitação do débito. O objetivo do processo de cobrança é buscar um acordo para que ambas as partes tenham seus problemas resolvidos.
Por isso, para garantir que o cliente tenha todas as informações necessárias para realizar a quitação do pagamento, não deixe de incluir os seguintes dados em sua carta de cobrança:
- nome da empresa;
- endereço;
- CPF ou CNPJ;
- mercadoria ou serviço;
- saldo;
- prazo de pagamento;
- número do contrato;
- contato para negociação.
Canais de envio
Atualmente, existem diversas opções de canais para se comunicar com o cliente, portanto, a carta de cobrança e até mesmo as mensagens da sua régua de cobrança podem ser enviadas por WhatsApp, SMS, e-mail ou por ligações telefônicas.
Além disso, recorrer ao método analógico de comunicação também pode ser uma opção para alcançar o seu cliente. Nesse caso, a carta pode ser impressa e enviada pelos correios, um dos meios de comunicação mais tradicionais, seguros e formais até hoje.
Se esse envio for uma opção para a sua empresa, vale ficar atento a alguns detalhes. Para garantir o recebimento da carta, a postagem deve ser feita com o serviço de AR (aviso de recebimento). Assim, você receberá uma confirmação de entrega quando o material chegar até o destinatário.
Outro ponto importante é que o envelope utilizado para envio da carta não pode conter nenhuma informação, carimbo ou mensagem que remeta à dívida.
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